Digitalisierung von Unterlagen

Digitalisierung von Papierakten

Das DMS-WERK erstellt eine digitale Kopie Ihrer Akten – nur besser! Durch die Dokumententrennung finden Sie jedes Dokument Ihrer Akte direkt wieder. Die digitalen Versionen sind Volltext durchsuchbar – springen Sie einfach zu der Stelle im Dokument, die Sie benötigen.

Die digitalisierten Belege sind rechtskonform gesiegelt und entsprechen der TRRESISCAN-Richtlinie. Zudem wird eine verlustfreie Maximalkomprimierung durchgeführt, um Ihren Speicherplatz zu schonen. Ein beigefügter, individualisierter Datensatz sorgt für einen minimalen Aufwand beim Import in Ihre Zielsysteme und steuert Automatisierungsprozesse ohne manuellen Eingriff.

Digitalisierung des Posteingangs

Den täglichen Posteingang zu öffnen, zu bewerten und in Ihrer Organisation zu verteilen, ist zeitaufwändig und hält Ihre Spezialisten von ihren Kernaufgaben ab. Diese Aufgabe nimmt Ihnen das DMS-WERK ab.

Wir nehmen Ihren Posteingang in Empfang, sortieren die Dokumente, bereiten sie für die digitale Verteilung vor und leiten die Belege gezielt an die richtige Stelle weiter. Black- und Whitelist-Regeln können im Prozess problemlos von Ihnen definiert werden.

Digitalisierung von Übergrößen/Bauakten bis A0

Gerade im Baugewerbe, bei Architekten, Bauämtern, im verarbeitenden Gewerbe sowie in Ingenieurbüros kommen regelmäßig Pläne und Dokumente zum Einsatz, die weit über das übliche A4-Format hinausgehen. Für effizientes Arbeiten sind dabei insbesondere zwei Aspekte entscheidend: die gleichzeitige Nutzung von Bauplänen oder technischen Zeichnungen sowie ein hoher Detailgrad. Das DMS-Werk digitalisiert Ihre Dokumente und Pläne auch über A0-Formate hinaus und gewährleistet dabei eine verlustfreie Komprimierung sowie die uneingeschränkte Integrität der Dokumente.

Dokumentenmanagement

Viele Archive haben bereits mehrere Systemwechsel durchlaufen. Die Aktenführung und Dokumentenformate haben sich besonders bei Unternehmen mit langer Marktpräsenz mehrfach gewandelt.

Das DMS-Werk bereitet Ihr Beleggut optimal für die Digitalisierung vor. Dazu gehören:

  • Entheften und Enteisen

  • Formatanpassung

  • Dokumententrennung nach Wunsch

  • Sortierung nach Dokumentenklassen oder chronologisch

So stellen wir sicher, dass Ihre digitalen Dokumente exakt nach Ihren Anforderungen aufbereitet werden.

Datenextraktion und Validierung

Die reine Digitalisierung von Dokumenten ist oft nur der erste, aber sehr wichtige Schritt. Das gesamte Potenzial der Digitalisierung entfalten wir für Sie, indem wir die auf Ihren Belegen vorhandenen Informationen digital verarbeitbar machen.

Wir extrahieren diese Informationen kundenindividuell – in einer Kombination aus automatisierter und manueller Extraktion. Dadurch entfallen für unsere Kunden Aufwände für Fallanlagen und Datenerfassung vollständig.

So können Sie sich auf das konzentrieren, was Ihr Geschäft wirklich voranbringt.